Събиране на ВЗЕМАНИЯ от КЛИЕНТИ – колко е важно да е навреме?

Почти всеки бизнес се е сблъсквал с клиенти, които бавят плащания, или има проблеми със събирането. Темата изобщо не е за подценяване. Ако често ваш клиент бави плащания извън договорените срокове, дори и да си плати накрая – това е проблем за вашия бизнес и е една от честите причини за проблеми с паричния поток. Всичките действия по събирането на вземанията, дори и да са само напомняния – струват на вашата компания средства /и време, т.е. пак средства/, както и ви пречат да си планирате и използвате кеша по най-оптималния начин.

Всеки бизнес, независимо от размера и нишата, в която работи е задължително да има установен вътрешен ред за работа с клиенти от гледна точка на финансов процес и то, като превантивна мярка. Т.е. целта е изобщо да не се стига до такива моменти. Стигането до неплащане или дори и само забавяне е процес, при който се губят не само постъпленията /а понякога и самите приходи/, но и разходите за това, което сте продали. Също така и възникват допълнителни разходи, свързани с опитите за събиране на такива вземания, които понякога излизат на доста висока стойност и не винаги са възвратими.

Силно препоръчително е да се създаде вътрешна процедура/политика/ред за работа с клиенти в частта събиране на вземания, извън обичайния търговски процес.

Целта на създаването на една такава процедура е да се минимизира риска от работа с неплатежоспособни и некоректни клиенти и такива, които биха изпаднали в несъстоятелност.

Какво трябва да имате предвид и какво да се включи, като дейност за работа от гледна точка на финансовия процес? Чий ангажимент е създаването на този процес?

За какво трябва да внимавате, като минимум при работа с клиенти:

Силно препоръчително – договор/писмена договорка под различни форми, в която ясно са изписани условията на сделката, обекта на продажба /продукти, услуги/. Условията на плащане – суми, цени, аванси, срокове, дати. Документи, които ще уточняват датата на съответното събитие /извън фактурата/ - ППП, разписки, други. При работа с по-големи обеми продажби или по-дълги периоди на изпълнение – задължително договорните текстове се консултират и съгласуват с юрист от гледна точка изрядност, както и риск от потенциални загуби. Добра практика е, ако сделките са повторяеми – да имате рамкова форма на съдържанието, с което пестите много време и намалявате риска от съществени пропуски.
Задължително включване на клауза в договора/оферта в случай на забавяне на плащане – как се процедира, както и това същото да бъде олихвено подобаващо за всеки ден просрочие след датата на договорения падеж, като е посочена с цифри с каква сума /обикновено е число в %/.
Договаряне условия на плащане – срок на плащане ясно дефиниран, политика за разсрочено плащане, политика за аванси, политика за структуриране на крайното плащане – еднократно, на части и срокове за всяко. При допълнителни разходи на изпълнителя, като командировъчни, пътни, работа в извънредни часове и дни /ако това се счита, като извънредни в самия бизнес/ - допълни ценови условия, които са изрично и ясно посочени, както и условията на възникване.
Преглед на вземанията – според обема на трансакциите – както брой, така и суми – периодичен преглед – както на предстоящи, така и на изминали. Препоръчително е при по-големи обеми да се прави ежедневно /както и банката да се обработва на ежедневна база/, а по преценка може и на по-големи периоди, но не повече от седмица например. Ако бизнесът има авансови плащания – ежедневният преглед е задължителен, тъй като това е основанието за започване изпълнението на дадена поръчка, например.
Добре е при по-голям брой трансакции да се прави и анализ на процеса на събиране на вземанията – общо, по клиенти, по периоди и др. подходящи критерии за съответния бизнес.

Друг важен процес е управлението на просрочията, както и превантивни мерки. Какво би могло да се направи в тази посока?

Управление на просрочия или потенциални такива:

Предварителна оценка от опитен финансист в сферата на корпоративните финанси за платежоспобоност. Не го правете сами, ако нямате нужната компетенция и опит.
Ако компанията е голяма и вървят сериозни суми, като паричен поток, както и ако често се предоставят аванси на ваши доставчици или започвате да изработвате поръчка за ваш клиент на голяма стойност е добре да се плати абонамент към надеждна платформа за проверка на финансови отчети и данни на потенциални партньори, както и събрани надеждни информация за функционирането на бизнеса на партньора. Разбира се, информацията трябва отново да се прегледа от опитен финансист, за да прочете и интерпретира правилно. Това е предварително проучване и понякога е доста полезно.
Подобен преглед на финансовото състояние е препоръчително да се прави и за настоящи клиенти, които се работят с големи суми/вкл. и оборот, като цяло и са на отложено плащане. Целта е хващане навреме при симптоми, свързани с финансовата стабилност на клиента /дори да е дългогодишен/. Препоръчително е да се прави минимум един път годишно.
Създаване на вътрешна процедура за кредитен лимит на партньор – работи доста добре, както за процеса на продажби /т.е. не се приема поръчка над определена сума, която е предварително внимателно анализирана от гледна точка на риска/, ако клиента не си е заплатил събрани стари задължения, както и ако реши да пусне нова поръчка на по-висока стойност – тогава разликата би могла да бъде под формата на аванс. Същата процедура се прилага успешно и при покупки – при нужда от плащане на аванс на доставчик /ако е приемлива и наложителна практика/.
Авансово плащане – задължително при клиенти, които показват системно забавяне на плащанията, както и по преценка - прекратяване работата с тях. При проекти, които изискват голяма първоначална инвестиция /материали, труд и пр./ или много дълъг срок на изпълнение - договаряне на авансови плащания на част от сумите, или на етапи.
Застраховка на вземания – струва пари, не поема всички клиенти /примерно не застраховат ЕТ и физически лица, защото същите не са задължени да публикуват финансови отчети и за тях липсва достатъчно надеждна информация/, или такива, които имат незадоволителни резултати или проблеми с кредитна история или поведение, което показва, че контрагента често бави плащания без основателна причина. Ако нещо не е наред в процеса е възможно застрахователят да не изплати щета, както и сумата на щетата в повечето случаи не е на 100%. Често се изисква и от редовни доклади по работата с клиентите, които са застраховани.
Факторинг – това е отново финансов инструмент /който също струва разходи за фирмата/ и е необходимо да се задейства преди извършването на сделки или поръчки, и би имал ефект на инструмент, с който може да се прехвърли дейността по събирането на вземанията на трета страна. Инструмента дава възможност за прехвърляне отговорността за събиране на вземанията на трета страна, като в същото време бенефициента има опция да се възползва и усвои средства, равняващи се на очакваната сума за вземане преди самото вземане да е събрано. Има различни механизми и варианти е добре да се проучи предварително. Дори да е наличен този тип инструмент, понякога процесът на събиране на вземанията може да продължи дълго – месеци, дори и над година.
Политика за напомняне – първо, второ
Задействане принудително събиране чрез адвокат, като крайна мярка.

Когато вече, въпреки горните действия е налице настъпило забавяне, ето какво трябва да направите, като минимум - изисква се незабавна реакция от страната на вашия бизнес, като ключово е установяването на събитието веднага /а не след време/:

Устно напомняне и търсене на причината /дали е само забравяне, редовното оправдание със счетоводството или има и друга – недостиг на пари /рисков клиент/, нехайство /мислим дали изобщо да продължим/, проблем с процеса по документацията, друго.
Ако няма резултат след 2-3 работни дни максимум – пускане писмено напомняне учтиво и създаващо усещане за спешност, като за начало по мейл, а може едновременно и с писмо с обратна разписка.
Ако няма резултат или опит на клиента да преговаря /тук вече трябва да се прецени резонността, дали търси решение или просто протака/ - пускане писмено с обратна разписка.
Ако и това не даде резултат – задействане на съдебна процедура. За да се задейства такава процедура са нужни допълнителни средства за адвокат, такси в съда, както и време до събирането на средствата евентуално /понякога може да продължи години/. И не забравяйте, че при принудително събиране, ако клиента е проблемен и има и други кредитори, приоритет са НАП, банки и пр. и чак накрая останалите контрагенти, като вас. Документацията трябва да е изрядна, както и преди това да има писмено доказателство, че на клиента е пускано напомняне, както и предварителните търговски условия и че продажбата е реализирана.
Като възможност и на този етап има и за продажба на вземания на колекторски фирми. Разбира се, тук също ще струва разходи на бизнеса. Има различни бизнес модели, добре е да се проучи и прилага, като крайна мярка.

По преценка винаги могат да се добавят и други допълнителни действия, които бих били оправдани с цел минимизиране на бъдещи загуби. В случай, че сте направили застраховка на вземанията или имате факторинг, в целия този процес институциите, с които сте сключили договор за тези инструменти се включват също в действие и подтикване или подпомагане на процеса по събирането на вземанията.

Като ангажимент за създаване на такъв процес в една компания /независимо от размера/ е на ръководството. В частност от функционална гледна точка, това е ангажимента на финансовия мениджър, с който работи компанията. А изпълнението на стъпките по процедурата е ангажимент на целия екип в зависимост от сферата на компетенции.

Не забравяйте, че основната цел на един подобен разписан процес /който обаче и да се прилага/ е да пази фирмата от възникването на подобни нездравословни финансови и бизнес казуси, свързани със събиране на вземанията, както и да установява своевременно рискови клиенти и да вземе информирано решение дали да продължи с тях и как или дали изобщо да откаже поръчка.

Автор: Галина Ванкова, Етикал Финанс ГВ ЕООД

Ако имате нужда от допълнителна информация или помощ, не се колебайте да се свържете с нас тук.