Мястото, където ОПТИМИЗАЦИЯТА среща АВТОМАТИЗАЦИЯТА

❗Все повече бизнеси говорят за “оптимизация”, но… реално просто искат нов софтуер.
Ако процесът ти не работи – автоматизацията няма да го спаси. Просто ще правиш грешките си по-бързо.

Не малка част от бизнесите търсят начини да спестят пари, като се опитват да се възползват от множеството напоследък всякакви грантови програми, в което по принцип няма нищо лошо, стига да намерят най-правилния инструмент за тях в дадения момент.

При една част от бизнеса с малки корекции в процесите, вероятно подобно приключение е добре дошло и би дало много добър резултат.
При друга част обаче, по-скоро би засилило хаоса и неефективността. А загубите – по-трудни за проследяване.

Чувайки „автоматизация“ (всъщност „оптимизация“) бизнесите си представят, че това е магическата пръчка:
📉 по-малко разходи, 📈 повече ефективност, 💼 по-малко хора.

САМО, ЧЕ НЯКОЙ ТРЯБВА ДА ГО КАЖЕ НА ГЛАС...:
Ако процесът ти е бавен, тромав или излишен, автоматизацията няма да го оправи. Просто ще започнеш да правиш глупостите по-бързо.

🎯 Ето и история от моята практика:

Наскоро обсъждах с няколко собственици и изпълнителни директори как могат да подобрят процесите си.

Когато попитам какво разбират под "оптимизация", често ми отговарят:
👉 "Ще внедрим нов софтуер"
👉 "Ще вкараме AI, за да ни улесни"

Звучи страхотно… до момента, в който ги попитам:

🧩 А как точно ще изглежда бизнесът ви след тази оптимизация?

Обикновено очакванията са:

по-ниски разходи,
по-бързо изпълнение на задачи,
по-малко хора, които да ги вършат.

Задълбая ли обаче, често виждам нещо друго: Хаосът става дигитален. А загубите – по-трудни за проследяване.

Зарових се да потърся определение за оптимизация и за автоматизация, за да съм сигурна, че не прекалявам или не измествам фокуса. И ето какво открих:

Какво е оптимизиране?

Оптимизиране означава изпълнение на задача по най-добрия начин и може да бъде приложена в различни области.

Какво е оптимизация на бизнес процеси?

Оптимизация на бизнес процесите е усъвършенстване на последователни действия, насочени към постигане на целите на компанията, чрез избор на най-добрия вариант за тяхното изпълнение и се визуализират като резултат така:

постигат се целите на компанията,
елиминира се излишното,
спестява се време и усилия,
и процесът да става устойчив и предвидим.

Ииии най важното: Автоматизация и оптимизация на бизнес процеси едно и също нещо ли са?

Не, автоматизацията и оптимизацията на бизнес процеси не са едно и също нещо, макар, че често вървят ръка за ръка. Ето разликата:

🔧 Автоматизация – "Правим го по-бързо, с по-малко човешко участие"

Цел: Намаляване или елиминиране на ръчни дейности чрез технологии.
Фокус: "Как да изпълня този процес с по-малко усилия?"
Инструменти: софтуер, роботи, скриптове, ERP системи, workflow инструменти и др.
Пример: Вместо счетоводител да въвежда ръчно фактури, OCR система ги чете автоматично и ги осчетоводява.

🧠 Оптимизация – "Правим го по-добре, по-ефективно и по-рентабилно"

Цел: Подобряване на самата структура и логика на процеса – да е по-бърз, по-евтин, по-надежден, по-ценен.
Фокус: "Дали въобще трябва да правим това по този начин?"
Може да включва: преразглеждане на стъпки, елиминиране на излишни действия, пренареждане на отговорности, смяна на логиката.
Пример: Процес за одобрение на разходи минава през 5 нива всеки път – оптимизацията би включила редизайн така, че да минава през 2, без загуба на контрол и вероятно допълващи се процедури.

✅ Връзка между двете

Оптимизацията трябва да предхожда автоматизацията.
Ако автоматизираш неефективен процес, просто ще правиш грешното по-бързо.

Ето и практически пример от реален бизнес контекст:

🎯 Пример от практиката: Процесът е Одобрение на разходи /има го във всяка фирма, разликата е в начините/

Текуща ситуация в компанията:

Всеки служител попълва Excel форма за искане на разход.
Праща я на мениджъра си, а понякога е предава и на хартия.
Мениджърът я препраща на финансовия директор.
Финансовият директор я праща на собственика.
Собственикът я разпечатва, пише „да“ с химикал, сканира и праща обратно.
След това счетоводството я въвежда.
Общо време: 3–5 дни.

❌ Автоматизация без оптимизация :

Решават да автоматизират:

Формата става изцяло дигитална.
Софтуер я изпраща автоматично до всички.
Всеки получава нотификация.
Накрая собственикът пак трябва да влезе, да натисне „Approve“ и да свали PDF.
Резултат: отнема вече 2–3 дни вместо 5. Но логиката си е същата. В същото време са инвестирали х лв., а ефекта е почти нулев. Т.е. вместо да намалят разходите, те са се увеличили.

✅ Оптимизация преди автоматизация /първа стъпка към подобрение/:

Анализираме процеса.
Въвеждаме и нива на одобрение с обхват на отговорностите /т.е. до 1000 лв., до 10000 лв. и т.н. според бизнеса/.
В същото време се въвежда процес на бюджетиране, който е предварително минал преглед и одобрен за цялата компания по отдели.
Въвежда се и процедура за одобрение на капиталови проекти.
Разходи под 1000 лв. се одобряват само от мениджъра.
Финансовият директор се занимава с контрол на по-големите суми.
Собственикът не се занимава с дреболии.
Всичко минава през един централен панел или workflow.
Резултат: одобренията отнемат по-малко от 12 часа. Ефект – реално намаляване загубите (от разходите за неефективни процеси, намаляване пропуснатите ползи от несключени сделки например)

И чак тогава има смисъл от автоматизация – защото процесът вече е смислен и ефективен.

🚨 Важно за бизнеса ти:

🔹 Не автоматизирай хаоса.
🔹 Не инвестирай в софтуер, преди да си оправил процесите.
🔹 Първо оптимизирай – после автоматизирай.

Автор: Галина Ванкова, Етикал Финанс ГВ ЕООД

Искаш ли да научиш как можеш да си оптимизираш процесите преди да се втурнеш да автоматизираш? Свържи се с нас тук.