ПРОЦЕСЪТ НА БЮДЖЕТИРАНЕ В БИЗНЕСА – ползи, стъпки, приложения
Когато чуете за управление на фирмените финанси много често хората го свързват с няколко основни точки:
- На първо място управлението на кеша,
- Управлението на разходите /често забравят за приходите/,
- И себестойност и ценообразуване.
Този процес обаче е с много по-широк обхват и детайли.
Замисляли ли сте се дали горните три точки имат нещо общо по между си и какво би било то?
Каквото и да си говорим за фирмени финанси не може да мине без един основен процес, който на практика е свързан с абсолютно всички страни на фирмените финанси, а именно процесът на бюджетиране.
Често процесът на бюджетиране в бизнеса е подценяван поради липса на информация, знания и опит. Без него обаче не можем да си зададем цел, ясна посока на къде да вървим, как се представяме – вървим ли в правилната посока, колко сме се отклонили, това отклонение добре ли е, зле ли е; колко и какви мерки за корекция трябва да вземем предвид, а ценообразуването ни – отговаря ли на представянето на бизнеса, на финансовите ни параметри и т.н. Колкото бизнесът расте и става по-голям – този процес започва да се очертава като ключов и важен в проследяване и навигиране на етапите на развитие на всеки бизнес. Естествено, колкото бизнесът е по-малък – стъпките са доста по-опростени. Понякога се прави интуитивно, но често се пропускат важни моменти. Добре е да се въведе колкото се може на по-ранен етап от съществуването и управлението на бизнеса. Така ще имате както история, поглед върху нещата, така и опорни точки на къде да вървите.
Когато говорим за бюджетиране – говорим за цялостен процес. Планираме както финансовите показатели, така и нефинансовите. В крайна сметка, преди да имаме финансов резултат той е предхождан от някакви действия и колкото повече параметри имаме за измерването му съотнесени и припознати пряко от бизнеса, толкова по-лесно ще можем да разбираме и обясняваме финансовите числа на бизнеса. Така например освен във валута, приходите на фирмата могат да се измерват и количествено – тук зависи от бизнеса и има най-различни варианти, включително и когато бизнеса е от смесени стоки или услуги, които трудно ще се измерят с една и съща мерна единица. Тогава се търсят други варианти за количествено измерване, които да се приложат. Когато мерим обем, задължително мерим и микс. Разбира се в контекста на приходите са важни също и маржа, отклоненията по продуктови групи/групи услуги, по клиенти и прочие.
И така да преминем към темата с бързи стъпки – как да планираме бюджета си:
- Определете приходите и разходите на фирмата: Започнете като определите приходите и разходите на фирмата за предходния период. Т.е. тук тръгваме от историческа база, която е много препоръчително да е поне 12 месеца /т.е. 1 календарна година/. Това ще ви помогне да разберете какви са основните източници на приходи и какви са основните разходи на фирмата. Когато правите този анализ е добре освен чистите числа в пари, да направим и по-подробна разбивка в натурални числа, както по асортимент, така и по групи, клиенти и други. Тук ще зависи вече от вида на бизнеса.
- Съставете бюджет за текущия период: След като сте определили приходите и разходите на фирмата, можете да започнете да съставяте бюджет за текущия период. Включете всички очаквани приходи и разходи за периода. Тук също е препоръчително да се спазват същите принципи, които сте използвали по време на анализа. Задължително поне 12 месечен период. Едно малко отклонение – ако бюджета, който изготвяте е оперативен – периодът е 12 месеца задължително; ако гоните стратегически цели и искате да видите малко по-напред във времето – тогава изготвяте бюджет за 3 или 5 години. Има разбира се разлика в използваните подходи. Когато съставяте бюджета първо винаги започвате от количествените измерители и микс на бизнеса. Едва накрая тези измерители се остойностяват в пари. Т.е. когато планирате приходите, никога не казвате – тази година ще продам за 100 хил. лева. Първо започвате от какво ще продавам /в детайли/, какъв обем от всяко нещо ще продавам, как ще бъдат календаризирани по месеци продажбите, ще има ли и какви групи клиенти очаквам да реализирам, ще има ли разлика в подходите на продажба и това как ще се отразява на процеса, различни ценови политики и пр. Планирането на разходите – с подобен подход. Ако има производство – там задължително се навлиза в дълбочина. Кога ще се произвежда, ще се държат ли наличности, колко, къде. Кои от разходите са свързани с обема, колко от тях са постоянни, планиране на покупните цени, разходите за труд /не забравяйте да индексирате предстоящи увеличения/, промяна в персонала /особено ако планирате промяна в обемите/, капиталови разходи и пр. Дори да сте в сектора на търговията и услугите – този начин на планиране е задължителен, като съобразявате вашия процес.
- Следете изпълнението на бюджета: След като сте съставили бюджета, е важно да следите изпълнението му. Това ще ви помогне да разберете дали сте постигнали целите си и дали трябва да направите корекции в бюджета. Следете го на по-кратки периоди. Ако бизнеса е в сериозни мащаби – задължително месечно проследяване, включително и отклоненията по месеци, а не само на годишна база. Ако бизнеса е по-малък и няма сериозни девиации – може да се прави на тримесечия. Когато проследявате – това може да се прави през ключови показатели, а не през целия процес. Често не е нужно да изчаквате приключването от счетоводителя, за да видите къде се намирате. Разбира се – не чакайте края на годината, за да видите финансовите си резултати. Тогава ще е късно.
- Променяйте бюджета при необходимост: Ако откриете, че нещо не работи правилно в бюджета, можете да го промените. Например, ако откриете, че няма достатъчно приходи, може да промените стратегията си за маркетинг или да намалите разходите. Допустимо и понакога силно препоръчително освен годишен бюджет да се поддържат актуални прогнози, които се променят в съответствие с новостите в бизнеса, които са настъпили след годишното планиране. При по-сериозни промени е препоръчително да се огледа целия процес наново, както и стратегиите свързани с него.
- Когато планирате бюджет – винаги съобразявайте действащите стратегии на бизнеса. Няма никаква логика и няма да доведе до резултат, ако при управлението на бизнеса ползвате едни подходи, а при планирането не ги съобразявате.
- Потърсете помощ от професионален консултант: Ако имате затруднения при планирането на бюджета на фирмата си, можете да потърсите помощ от професионален консултант, който има опит и разбира процесите на управление на фирмените финанси в цялост. Обръщам внимание, че това не е Вашия счетоводител /въпреки, че ако има опит в тези процеси ще е от изключителна полза/. За повече информация относно възможностите ни потърсете тук.
Започването на изграждане и поддържане на процеса на планирането на бюджета може да изглежда сложно, но е важно да запазите ясна представа за финансовото състояние на вашата фирма и да следвате основните какво се случва, за да вземате своевременни мерки при нужда от промяна.
Защо е важно да се планира бюджета на фирмата?
Планирането на бюджета на фирмата е важно, защото:
- Ви позволява да контролирате разходите и да определите приходите на фирмата. Това може да ви помогне да постигнете финансова стабилност и да постигнете финансовите си цели.
- Може да Ви помогне да избегнете ненужни разходи и да оптимизирате разходите и процесите на фирмата.
- Може да Ви помогне да изберете правилните инвестиции за фирмата, като вземете предвид финансовите й цели и рисков профил.
- Може да Ви помогне да установите дали трябва да направите корекции във вашата стратегия за управление на финансите.
Защо е важно да се следи изпълнението на бюджета?
Следенето на изпълнението на бюджета е важно, защото:
- Позволява да следите финансовото състояние на вашата фирма и да прецените дали сте постигнали целите си.
- Дава възможност да откриете проблеми и да ги решите преди да станат по-големи. Това може да включва неразходване на пари, неправилно разходване на пари или липса на пари за покриване на задълженията на фирмата. Нереализиране на ключови клиенти или продажби в необходимия микс или количество.
- При свръх реализация и постигане на добри резултати – съответно да се актуализират действията, така че бизнеса да ги запази и дори увеличи.
- Може да Ви помогне да направите своевременни корекции в бюджета и стратегиите, ако е необходимо. Например, ако откриете, че няма достатъчно приходи, може да промените стратегията си за маркетинг или да намалите разходите /второто с особено внимание, защото не винаги работи/.
- Следенето на изпълнението на бюджета може също така да Ви помогне да определите кое работи и кое не работи в бизнеса ви и съответно да коригирате подходящо.
И не на последно място да се върнем в началото от където започна статията – процесът на бюджетиране е пряко свързан и със стратегията за управление на кеша – т.е. вече ще имате яснота какво се случва и как да подходим. Дали да се обърнете към кредитор, инвеститор, дали да направите допълнителни капиталовложения или просто да инвестирате с цел допълнителна доходност.
Процесът на бюджетиране е тясно свързан и с ценообразуването. На база на тези параметри се пристъпва към образуването на себестойност по продукти и услуги, съобразена с целия процес на бизнеса – по асортимент, по групи, по клиенти, по видове вътрешни процеси и естественото продължение на политиката за ценообразуване.
Като цяло има много общи принципи, които важат абсолютно за всеки тип бизнес. Разликата идва в детайлите, както и обръщането на процеса за нуждите на съответния бизнес.
Автор: Галина Ванкова, Етикал Финанс ГВ ЕООД
Ако имате нужда от допълнителна информация или помощ, не се колебайте да се свържете с нас тук.